2013年08月16日

「プレゼンテーションのコツ」のまとめ

今週は夏休み特集!

・・・・・・ということで「プレゼンテーションのコツ」です。



■■■聞き手の集中力は、長続きしないものと考える

通常、5分も過ぎる頃から、聞き手の興味はプレゼンから離れていきます。

あなたがいくら真剣に長い説明を続けてみても、ほとんどの時間で、それらの言葉は、聞き手の右の耳か左の耳へと抜けていってしまいます。

そんな長すぎるプレゼンをあなたが熱心に続けたとしても、聞き手にはプレゼンの内容がまったく伝わりません。

しかも、聞き手に内容が伝わらないどころか、多くの場合、聞き手は「長すぎる説明、プレゼン」を非常に嫌います。

ときには、プレゼンテーターであるあなたを憎みはじめたりすらします。(トホホ・・・・・・)

プレゼンを介して相手にメリットを提供しようとしているのに、相手に憎まれてしまっては元も子もありません。

つまり、「発表時間が長いプレゼンは、百害あって一利なし」ということなのです。




■■■冒頭と最後にポイントやキーワードを伝えると効果的

基本的に聞き手の集中力が高いのは、

★プレゼンを始めた最初の1〜2分間

★プレゼンが終わる最後の瞬間

の2回だけです。

聞き手の集中力が高いときにプレゼンのポイントやキーワードを伝えれば、集中して話を聞いてくれている相手に言いたいことをきちんと伝えることができます。

とにかく「冒頭」と「最後」です。


「これから何を話すか」をまず言う。

最後に「まとめ」を話す。


冒頭でプレゼンのあらすじを知ることができれば、「どのように、その話を聞けばよいのか」という心構えを前もってすることができます。

そうすれば、あなたの言葉がいまひとつ分からない部分があったとしても、それで話の全部が分からなくなってしまうことはありません。

話の流れがどのように進んでいくかを「すでに知っている」ことによって、無意識のうちに話の内容を自分で補い、理解することができるわけです。

つまり、「プレゼンのアウトライン=話の内容、展開のあらすじ」という地図を聞き手にいちばん初めに渡しておけば、聞き手は迷わずあなたの話についてこられる、ということなのです。


★あなたのプレゼンのストーリーは、どんなパターンで、何を提案するものかをいちばん最初に考える。

★あなたの説明は短く、誰でも分かる表現になっているかを確認。難しく長い言い回しは避ける。

★言葉足らずも厳禁。肝心なポイントは最低限、カバーする。

★プレゼンのあとで、聞き手が周りの人たちに説明できるようなキーワードを用意する。

★聞き手は「長く話を続けること」を心から嫌う。話は手短にする。

★聞き手の集中力が高い冒頭と最後に、話のポイント、キーワードを伝える。


以上



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2013年08月15日

「新しい提案」が共感・納得されるために必要なこと

今週は夏休み特集!

・・・・・・ということで「プレゼンテーションのコツ」です。


あなたのプレゼンの内容には、必ず聞き手にとって「新しい」部分があるはずです。

それは当たり前です。

聞き手にとって、あなたのプレゼンの中に1つも新しいことがなかったら、聞き手がわざわざ時間をさいて、あなたのプレゼンを「聞く価値」はありません。

だから、あなたの話のポイントには、聞き手にとって必ず新しく、新鮮なものが入っていなければならないのです。

相手が「見たことがないもの」を見せて、説明するからこそ、あなたの話の「新しさ・新鮮さ」が聞き手の興味をひき、聞き手(とあなた)の利益につながっていくわけです。

しかし、そんな「新しく・新鮮」なものを提案しようとするときに、注意しなければならない大切なことがあります。

それは「新しいこと=相手にとって完全に新しい」ことではない、ということです。

あなたのプレゼン内容の「新しさ」=「相手が無意識に欲していたもの・欲していたものに沿っている/向かっているもの」であることが、好印象のプレゼンをするためには、とても大切なことです。

実は聞き手がやりたい、言いたいと思っていた「内容・言葉」だけれど、これまで聞き手が気がついていなかった「内容・言葉」を話すようにするのです。

そんな「相手が言いたいこと・やりたかったこと」を話せば、聞き手は「あなたのプレゼンに内容」をあらためて意識して、共感し、納得してくれることでしょう。


●「人の頭の中の無意識な部分にあること」と「プレゼンの提案」が対応・一致・似ているときに、共感や納得が生まれる。



■■■「聞き手があとで話しやすい」説明・キーワードを用意しよう

プレゼンの場で、無事に聞き手が「あなたのプレゼンの内容」に共感・納得してくれたとしましょう。

すると、多くの場合、「相手がやりたかったこと」をあなたが話したあとに、聞き手はあなたのプレゼンの内容を、さらに周りの人に話そうとすることでしょう。

よいと感じたことは、さらに他人に伝えたくなるものです。

しかし、そのときプレゼンの聞き手だった人が、「あれ? そういえば、どうやって説明されたんだっけ?」と悩んでしまうようでは、あなたの話が周りの人にどんどん伝わっていくことを期待するのは難しいはずです。

それは、とっても、もったいない話だと思いませんか?

こんなもったいないことを防ぐには、プレゼンの中に「聞き手があとで、他人に話をしやすいような説明・キーワード」をきちんと用意して提供する、ということが必要になります。


「・・・・という内容のプレゼン、あれは面白かったよ。あれなら、・・・・を実現できそうだよ」と、さらに他の人に伝えてくれるようにしましょう。

つまり、あなたのプレゼンの内容が、さらに多くの人に広がっていくのです。

そのために、プレゼンの内容を短く表現した言葉や、プレゼンによる相手のメリット、将来などを的確に表したキーワードをプレゼン中に見せることで、相手の頭の中にインプットするようにしましょう。


明日へ続く


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2013年08月14日

わかりやすい「プレゼンテーションストーリー」を作る

今週は夏休み特集!

・・・・・・ということで「プレゼンテーションのコツ」です。


■プレゼンの基本パターンを知るとプレゼン準備が簡単になる

多くの場合、プレゼンの準備をする、資料を作るという作業を通して、「自分自身のプレゼンの内容」がようやく自分自身でもよく理解することができるようになるものです。

プレゼンの資料やあなたが語る言葉という「形」にまとめていく過程の中で、ようやくあなた自身が「プレゼンで伝える内容」を100%理解できるようになることが多いでしょう。

そのような「形がないもの」を「プレゼンという形」にまとめていく準備作業をするときは「自分のプレゼンはどのようなパターンのものか=なにを提案するものか」という基本パターンを知っておくことが大切です。

たとえば「現状の問題点を分析し、その問題点を解決するための提案をする」「いくつかの選択肢の中から、最適な候補を選ぶ」など、プレゼンには基本のパターンがあります。

「これから行うプレゼンがどのパターンであるか」を適切に知れば「自分のプレゼンで何を相手に伝えなければならないか」をよく理解することができます。

そして、プレゼンの準備作業がとても楽に簡単になるのです。

まず、いちばん最初に、自分のプレゼンがどのようなパターンなのかを考えてみてください。




【プレゼンの基本パターンを知る】

(1)「現状の問題点」を分析し、「あなたの提案」で解決し、「相手のメリット」を生むパターン

●「なにがうまくいっていない」相手の現状

●あなたの提案(・・・が問題ですよ。・・・で解決できますよ)

●うまくいっていなかった問題点を解決(相手のよい将来を実現)




(2)「現状の複数の選択肢」を分析し、メリットのある、よい選択肢を提案するパターン

●選択肢を抱え悩んでいる相手(A:コストを優先すべきか B:品質を重視すべきか)

●あなたの提案(AとBを比べると「こういう理由」で品質を重視すべきですよ)

●「品質の重視」を選び、うまくいく




(3)「現状の自社・他社」を分析し、注力すべきポイントを提案するパターン

●どう行動すればよいか、悩んでいる会社。性能・コスト・デザイン・CMなど

●あなたの提案(消費者に知られていないのが問題ですよ)

●シェアの拡大





■■■説明を分かりやすくする原則

▼短く、単純に

▼短く、サルでもわかるように

▼単純に、単刀直入に

▼小さく、単純に

余分な部分を切り捨てるという作業が大切。



「自分の言いたいことを切り捨てる」ことがなかなかできないということもあるかもしれません。

自分で自分のプレゼン内容を削るというのは、なかなか難しいものです。(本当に!!)

でも「どれだけ相手に伝わるか」がいちばん大事です。

自分の話したい内容から「必要でない部分」をできるだけ、見つけ出して、勇気をもって切り捨てるようにしましょう。

しかし、短すぎてもダメです。

肝心の「言いたいこと」が伝わらないと意味がありません。

では、何に注意したらいいでしょうか


●「どのような背景をもった相手」に伝えるのか?

●「どのような内容」を伝えるのか?

●「どのくらいの時間」を使って伝えるのか?

プレゼンするときは、この3つを、強く意識するようにしなければなりません。

この3つを念頭におきながら、資料を作り、プレゼンすることが「適切」すなわち、「簡潔かつ説明不足にならない」説明をするための一番の近道です。


明日へ続く




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2013年08月13日

「わかりやすさ」=「正しい論理」という大きな勘違い

今週は夏休み特集!

・・・・・・ということで「プレゼンテーションのコツ」です。



プレゼンでもメールや文章でも、ありとあらゆるコミュニケーションで一番大事なのは「伝える」ということです。

「自分の提案・考え・報告内容」を、相手が分かるように「伝える」ということです。

つまり、相手が分かるように「分かりやすく」伝える必要があるわけです。



ところで「分かりやすさ」とは何でしょう?

よくある勘違いは「正しい事実を正しく論理的に積み重ねていけば、その話の内容が容易に相手に伝わるはずだ」というものです。

特に理系の人は、長年、研究報告をしてきた積み重ねもあり、「正しい事実+正しい論理=分かりやすい話の展開」という方程式を信じている人も多いかもしれません。

しかし、この方程式は正しいけれど間違っているのです。(少なくとも僕はそう信じています。)



必ずしも「あなたの話に興味があるわけではない人たち」「あなたの話を初めて聞くような人たち」に「限られた時間」の中で、あなたの提案や報告内容を分かりやすく伝えようとする場合には、残念ながら「正しい事実+正しい論理=分かりやすい話の展開」とはなりません。

むしろ、それは「分かりにくくて難しい話という印象」を与えてしまうことすらあるのです。

考えてみれば、それは当然です。

相手は論理学に精通した天才学者でもなければ、ミステリー小説の名探偵というわけではありません。

あなたが話す内容については、むしろ、あなたより苦手な人であることも多いはずです。

ということは、「論理的に事実を積み重ねれば分かるだろう」という考えはあまりに楽観的な勘違いだ、ということになります。

では、いったい何が必要なのでしょうか?



●「分かりやすい」と感じさせるのは自然な因果関係と必然性

みなさんは、どんな時に「分かりやすい」と感じますか?

人が分かりやすいと感じるのは、日常生活で自然に感じたり、考えたりすることが多い「原因と結果」という「因果関係」です。

しかも、決して複雑な因果関係ではなくて、単純明快なつながり(原因と結果)なのです。

たとえば、「新幹線は雪に弱いから(原因)、雪が降ると不通になることが多い(結果)」というようなものです。

因果関係がなければ、人は物事のつながりや関係性を納得することがなかなかできません。

逆に言えば、因果関係さえ語られてしまえば、その因果関係が本当であろうと嘘であろうと、その話を納得してしまうことも多いのです。

たとえば「物語」という現実ではない空想のストーリーの場合を考えてみれば、物語の中で自然な因果関係が感じられるからこそ、その物語に人は感情移入し、納得できるわけですから。


ですから、あなたの話に対し「相手に苦労させずに、楽に自然に話を納得してもらいたい」と思ったら、「分かりやすい因果関係」や「必然性」を作ったり、考えたり、見つけだしたりすることがとても大切です。

そいういった自然な因果関係や必然性により生み出されるつながりを、聞き手に伝えながら話を進めていけば、聞き手にとって「あなたのプレゼンストーリー」は分かりやすく必然性をもった話に響き、そしてあなたの話に納得してくれるのです。





●「なんだかおもしろい!」と聞き手に感じさせよう

あなたのプレゼン(あなたの提案)に入れなければならないもの、必要なものは3つあります。

1つ目は「聞き手にとってのあなたの提案のメリット」

2つ目は「聞き手にとっての分かりやすさ」

3つ目は「聞き手にとっておもしろい」

これは(「聞き手にとっておもしろい」は)「興味を感じること」と言い換えてもいいでしょう。

分かりやすく、おもしろい(興味をもたれる)プレゼンにすれば、あなたのプレゼンは「8割増し」になります。

聞き手の気持ちが「この話はおもしろい」というふうに変わると、その場の空気・印象・期待感などで、本当にあなたの提案に対して、よい方向に変化するのです。

その「おもしろさ」の作り方に王道はありません。

たとえば・・・・

▼話が得意なら、プレゼンのつながりに使う例をおもしろく話す。

▼とてもまじめな人なら、まじめな「おもしろさ」を感じさせる。

など、聞き手が「おもしろさ」「楽しさ」「興味」を感じるような自分の個性にあった表現テクニックを見つけだしてください。



■■■■■ ここまでのまとめ  ■■■■■■


▼「伝えたい」ことをあなた自身がきちんと理解する

▼「伝えたい相手」を理解し、その相手の立場・視点に沿って眺める

▼あなたの提案の「相手にとってのメリット」を伝える

▼話の展開をガチガチの論理でつながない

▼自然に納得できる程度のつながり、因果関係で話をうまくつなぐ

▼個性を生かしたおもしろさで「なんだかおもしろい」というふうに感じさせる

▼聞き手から見た「利益」「わかりやすさ」「おもしろさ」があるプレゼンにする



明日へ続く




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2013年08月10日

「よいプレゼン」ってなんだろう?

今週は夏休み特集!

・・・・・・ということで「プレゼンテーションのコツ」です。


■あなたは「誰に」「何を」伝えたいのだろう?

質問1・・・あなたがプレゼンテーションをする相手は「どんな人」ですか?

質問2・・・あなたが「伝えたいこと」はなんですか?


まずは、この2つに答えられるようにする。


私たちの目的である「よいプレゼン」とは、「あなたの提案」を「誰か」に伝え、その内容について「理解」や「同意」をしてもらい、さらに相手に「あなたの提案に沿った行動をしてもらう」ことです。


「あなた自身」が自分の話すべき内容を分かっていなかったとしたら、「相手になにかうまく説明し、理解してもらうこと」はできるわけがありません。

ましてや、相手に「同意や納得をしてもらい、自分の提案に沿って行動してもらう」なんてできるはずがないのです。(そう思いません?)

そして、そのプレゼンを「よいプレゼン」ということはできません。



「あなたは、誰になにを伝えたいのでしょうか?」

これをじっくり考えることが、「よいプレゼン」をするための第一歩です。

「誰に」「何を」を曖昧ではなく、はっきりと形づくることが「よいプレゼン」のために何より必要なことです。



■伝える相手にとっての「あなたの話のメリット」はなんだろう?

あなたが今考えていること、あなたが今作っている資料は「あなたが話したい内容」であることは確かだと思います。

しかし、それは果たして、「相手が聞きたい内容」になっているでしょうか?

あなたは、相手の立場に立って、相手の視点から眺めながらプレゼンの内容を考え、作っているでしょうか?

よいプレゼンとは、相手をあなたの提案に沿って動かせるプレゼンです。

相手があなたの提案に沿って動くのは、そうすれば「自分にとってメリットがある」と感じるからです。

逆に言えば、もしも、相手があなたのプレゼンにメリットを感じなかったとしたら、あなたのプレゼンに沿った行動をしてくれるわけがありません。

「あなたのプレゼンの内容」を「あなたの視点から理解しただけ」では、本当のところ、あなたは「あなたがすべきプレゼン」をまだ理解しているとは言えません。



●相手のメリットを「ひと言」で表せるようにする。

あなたは提案を「誰に」伝えたいのか、どんな「相手」に話をしようとしているのかを、もうすでにじっくり考えてみたはずです。

それでは、その相手にとって「あなたのプレゼン」のメリットはなんでしょうか。

相手にとってのメリットをあなたは「ひと言」で答えることができるでしょうか?

それが「相手を動かすためにいちばん必要なこと」、言い換えれば「よいプレゼンに必要不可欠な最も重要なこと」です。



★「相手のメリット」をとことん、見つけだすことに注力しましょう。

あなたのプレゼン内容を、自分の側からだけでなく、じっくりと相手の側から眺め直して、感じてみて、そして「内容」の推敲を繰り返してみてください。

「相手の現状」⇒「あなたの提案(プレゼン)」⇒「相手の将来(メリット)」を考えよう。


たとえば・・・・

「相手の現状」(交渉力が弱く、CRFの回収が進まない)⇒「あなたの提案」(交渉力を上げるにはこうする)⇒「相手の将来」(CRFの回収がスムーズに進む)⇒残業が減る。出張が減る。⇒ 聴いている人がハッピーになれる。



明日へ続く




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