「わかりやすさ」の秘訣

今週は「コミュニケーション」について考えます。

●「わかりやすさ」の秘訣

●●● 「わかりやすさ」の秘訣（複数の人にきちんと伝える技術） ●●●


●わかりやすい説明は情報を「相手が使える」形にして提供する

そもそも、「説明」や「わかりやすさ」とは何だろうか。

それをきちんと整理して自分の頭で理解しなければ、会話を対人関係やビジネスの中で有益なものにすることはできない。

ポイントは「知らせる」ことと、「説明する」ことは違う、ということだ。

例えば「大学生の間で、このアプリが流行っています」と上司に言ったとすると、それはただ事実を知らせただけだ。

これに対して「説明する」は文字通り、「説き明かし、わからせる」こと。

「大学生の間で、このアプリが流行っていて、就職情報業界や飲食業界が注目しています。」

と言ったらどうだろう。

今、動いている現実と価値のある情報が浮かんでくるはずだ。


説明とは、たんに出来事を伝えるのではなく、相手が使える情報にすることだ。

そのためには、事実という素材をそのまま提供したのでは、相手は租借することができないばかりか、記憶にも残らない。

食べやすく加工したり、様々な味つけを施す「調理」が必要なのだ。

相手においしく味わってもらったときに、はじめて、素材の価値が伝わり、情報は相手の記憶に残る。





●丁寧すぎる説明より「おおざっぱに分かる説明」をせよ

たくさん説明することは、分かりやすくすることとイコールではない。

時には「説明しない」ことも優れた方法だ。

説明過多の人は「間違って伝わったらどうしよう」とか「わかりにくいと言われたらおしまいだ」といった不安からそうなっていることが多い。

自分が真剣だと、いつも相手も真剣に聞いてくれているように思ってしまうのだが、それがそもそもの勘違いなのだ。

１００％出し切れば、相手も１００％受け取ってくれると思うことは甘い考えだ。

話を聞くほうは、聞いた情報の中から必要な情報だけを記憶するようにたえず頭の中で取捨選択している。

自分がわかっていることを、あまりにも丁寧に話されたりすると、集中力が途切れたり、自分が馬鹿にされているような気分になったりもする。

大事なポイントは、相手をよく判断して、省略しても相手はわかると思われることは省略すること。

わかりにくいことがあっても、頭からお尻までの全部を正確に伝えようとしないことだ。



■■■■■■■　　課題　　■■■■■■■

今年、治験事務局に入ったばかりの新人の事務員を想定し、その人に「治験における保険外併用療養費」について説明してください。（制限時間３分）

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明日へ続く




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