2010年11月06日

■永遠の課題「会議」を減らす

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●あなたの会社でもムダに会議が多くないですか?



さら「ねぇ〜?この会社、会議が多くない?」

フロリス「そう?他の会社に比べれば、はるかに少ないと思うのだけれど。」

さら「組織の問題を解決するために組織横断プロジェクトがあるでしょ? さらに本職の治験プロジェクトの会議もある。社内での会議とクライアントの製薬会社のとの会議もある。新規管理職研修もある。」

フロリス「うん。ちょっと多いかな。週にいくつ会議あるの?」

さら「タスクチームが週1回、治験プロジェクトの社内の会議は週1、クライアントとの会議は2週に1回、新規管理職研修は来週の2日間て感じかな。」

フロリス「少し、多いわね。でも、そもそも会議を開く意義って何だろう?」



●なぜ、ミーティングを開くのだろうか?



フロリス「会議を開催するのは3つの理由があるのよ。」


(1)プロセスを共有すること

(2)意識を喚起する

(3)決定を徹底させる


フロリス「これだね。」



(1)プロセスを共有すること

「議論に関して言えば、人が発現する際には、その内容がすでに精査され、確定されているという大きな誤解がある。確かに立場や利害が明確なときには確定されていないが、そのようなケースは比較的まれで、ミーティグにおける意見は二転三転するのが普通だ。」

「ミーティングとは本来「意見の異なるもの同士が、議論の末に高次の合意点を見つけるもの。」であり、そういった意味では参加者同士が互いの意味に触発された影響されて考えや態度が変わることは、きわめて自然なことだからだ。

「相手の顔を見て話し合う、思わぬ意見に接し、思考を深めていく・・・・これこそががミーティングの真の意味と言えるわ。」

「つまり、ミーティングの価値とは、思考と決断のプロセスを共有する場なのだ。」




(2)意識を喚起する

「普段なら日常業務に流されて考えないような内容も、ミーティングを通して疑問に思ったり、考えを整理したりする機会を得ることが多い。」

「さらにミーティングで得た情報や知識は、参加者の意識を変える。」



(3)決定内容を全員に徹底させる

「いちいち集まらなくていいよ」と感じている人は多いはず。またeメールやネットを利用したミーティングも考えられよう。」

「簡単に目を通せるeメールや意識が他にあるテレビ会議では、決定事項に重みが無い。」

「わざわざ集まって決めたこと」にはそれなりの意味がある。つまり、決定内容の波及力を強めたいと思うときには、面と向かって(Face to Faceで)意見を戦わすミーティングこそが欠かせない存在なのだ。」




●ミーティングが本当に必要かチェックしよう


フロリス「ミーティングを非生産的にし、不毛なものにしてしまう原因は、次の3要素だ。」


(1)必要性の問題

(2)運営上の問題

(3)参加者の問題


さら「必要性の問題」は、一見単純なようだが、なかなか判断に迷う。」

フロリス「ある案件がミーティングにかけられる必要があるかどうかの合意は意外に取りにくい。」

さら「タイミング、取り上げる目的、優先順位などは、立場が違えば当然、感じ方も異なってくる。ある人にはイエスでも別の人にはノーとなる。」

フロリス「こうなると、必要性を感じている人が、必要性を感じない人を説得することが必要になる。」




さら「運営上の問題」は多岐にわたり、要は「異なる意見を包括するための意識とスキルの欠如」が、その根底にある。」


フロリス「参加者の問題」についてであるが、ミーティングは参加者の相互協力により、目的が達成させる。つまり参加者の意識とスキルがミーティングの成功・不成功に直接影響する。」


フロリス「次の2つことだけはしっかりと押さえておこう。」


(1)人選に最新の注意を払う

本当に必要な人間のみを招集し、該当しない人間はできるだけ参加させない。
意識の低い人が入ると、とたんに会議が非生産性になる。


(2)参加者の知識・認識レベル

参加者に必要なレベルを必要なレベルまで事前に上げておく。

会議を開催にあたり、「何を話し合うために集まるのか」「そのためには事前にどのような準備が求められているのか」を事前に連絡しておこう。



●会議のアジェンダを作り、目的や内容を知らせよう

アジェンダ(議事進行のための計画表等)の作成と配布は、準備段階で最も重要なことだ。

参加者にミーティングの目的や討議内容を事前に知らせ、必要な準備を促し、最高の状態でミーティングに参加できるように誘導するものだからだ。



さら「たかがアジェンダ、されどアジェンダ だね。」



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