2013年10月09日

「わかりやすさ」の秘訣

今週は「コミュニケーション」について考えます。

●「わかりやすさ」の秘訣

●●● 「わかりやすさ」の秘訣(複数の人にきちんと伝える技術) ●●●


●わかりやすい説明は情報を「相手が使える」形にして提供する

そもそも、「説明」や「わかりやすさ」とは何だろうか。

それをきちんと整理して自分の頭で理解しなければ、会話を対人関係やビジネスの中で有益なものにすることはできない。

ポイントは「知らせる」ことと、「説明する」ことは違う、ということだ。

例えば「大学生の間で、このアプリが流行っています」と上司に言ったとすると、それはただ事実を知らせただけだ。

これに対して「説明する」は文字通り、「説き明かし、わからせる」こと。

「大学生の間で、このアプリが流行っていて、就職情報業界や飲食業界が注目しています。」

と言ったらどうだろう。

今、動いている現実と価値のある情報が浮かんでくるはずだ。


説明とは、たんに出来事を伝えるのではなく、相手が使える情報にすることだ。

そのためには、事実という素材をそのまま提供したのでは、相手は租借することができないばかりか、記憶にも残らない。

食べやすく加工したり、様々な味つけを施す「調理」が必要なのだ。

相手においしく味わってもらったときに、はじめて、素材の価値が伝わり、情報は相手の記憶に残る。





●丁寧すぎる説明より「おおざっぱに分かる説明」をせよ

たくさん説明することは、分かりやすくすることとイコールではない。

時には「説明しない」ことも優れた方法だ。

説明過多の人は「間違って伝わったらどうしよう」とか「わかりにくいと言われたらおしまいだ」といった不安からそうなっていることが多い。

自分が真剣だと、いつも相手も真剣に聞いてくれているように思ってしまうのだが、それがそもそもの勘違いなのだ。

100%出し切れば、相手も100%受け取ってくれると思うことは甘い考えだ。

話を聞くほうは、聞いた情報の中から必要な情報だけを記憶するようにたえず頭の中で取捨選択している。

自分がわかっていることを、あまりにも丁寧に話されたりすると、集中力が途切れたり、自分が馬鹿にされているような気分になったりもする。

大事なポイントは、相手をよく判断して、省略しても相手はわかると思われることは省略すること。

わかりにくいことがあっても、頭からお尻までの全部を正確に伝えようとしないことだ。



■■■■■■■  課題  ■■■■■■■

今年、治験事務局に入ったばかりの新人の事務員を想定し、その人に「治験における保険外併用療養費」について説明してください。(制限時間3分)

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明日へ続く




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2013年10月08日

接続詞が多い説明は分かりにくい!

●接続詞が多い説明は分かりにくい!

今週は「コミュニケーション」について考えます。


●●● 接続詞が多い説明は分かりにくい! 短文で論理的につなぐ ●●●


だらだらと長く続く文章やフレーズはわかりにくい。

「そして・・・」「ですが・・・」などのように、接続詞を多く使って話をつないでいくとテンポの軽快さが失われる。

相手を納得させたい説明には、句点(。)で終わる短文を重ねていくほうが全体にリズムが生まれ、聞く側にとってもわかりやすい。



●●●●● 課題 ●●●●●

朝起きてから、会社に来るまでを簡単に説明してください。(できるだけ接続詞を使わずに。)

●●●●●●●●●●●●●●





長い文はその中に主語と述語がある話題を複数含むことになり、論理的につないでいくことが難しくなる。

文が長ければ長いだけ集中を強いられる。

相手に負荷をかけない説明がよい説明だ。




●「でも」「だけど」などのネガティブな言葉は使用禁止

文章を短くしてシンプルに説明するのが基本だが、文と文を接続詞でつなぎたいときもある。

しかし、接続詞に使ってはいけないものがある。

「でも」「だけど」といった言葉だ。

「私はA案を主張しました。でも、B案を推す意見が多くて・・・・・・」

「でも」の次にくるのは言い訳である。

「逆説語」は聞き手にネガティブな印象を与えるので使用を国際条約で禁止したほうがよい。

接続詞には、ほかにも、多用すると全体のトーンが下がったり、論理が紛らわしくなったりするものがある。

「ところで」「さて」といった言葉だ。

それまでの話の否定や、話を打ち切るように聞こえてしまう。

「実は・・・・・・」「つまり・・・・・・」にも気をつけたい。

話を印象づけたいときなどに使いがちだが、何回も使うとかえってインパクトが薄まって、軽いイメージになってしまう。



■■■■■■■ 課題 ■■■■■■■

明日、顧客に渡さなくてはならない大事な資料がまだできていません。

自分のAグループは手一杯で、比較的余裕のありそうなBグループに助けてほしい。

そんなときに忙しそうな上司に言う場合、どの話し方が最もいいでしょう?

(1)申し訳ありません。毎日残業してやっているのですが、間に合いそうもありません。ぎりぎりまで頑張るつもりですが、なにせ、データの照合が大変で・・・・・・

(2)明日は書類の提出日です。でも、どうしてもできそうもありません。ですから、余裕のあるBグループに、できることなら手伝ってもらいたいと思うのですが、もし・・・・・

(3)明日の締め切りについて大事なお話があります。Bグループに手伝ってもらいたいと思います。1人貸して頂ければデータの照合が終わって、明日までに間に合います。

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明日へ続く



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2013年10月05日

今週は「コミュニケーション」について考えます。

●●● 長く説明するほどわかりにくくなる。大事な話は1分で話す ●●●

時間をかけて一生懸命に説明したはずなのに、相手が分かってくれない。

そんなとき、まず考えるべきことは、「長く話せば話すほど話はわかりにくくなる」という原則である。

だらだらと話が長いだけでは、何を一番言いたいのか、相手が分からなくなる。


言いたいことを確実に伝えたいなら、話はできる限り短くし、長くても「1分で話す」ことを心がけるべきだ。

そのためには、伝えたいことをひとつに絞る。

とは言っても1回の出張で効果的に仕事をするためには複数の事柄を話すことになるが、そういう場合でも「端的に」を心がける。

例えば、何かをお願いする場合。

よくやる悪い例が理由を多く並べ立てることだ。

情報を増やせば伝わりやすいと考えがちだが、逆に情報を増やせば増やすほど「真意」は情報に埋もれてしまい相手には分かりにくくなる。

誰かに負担がかかる用件ほど、ダイレクトに、手短に話すことが重要になる。




●結論を説明の冒頭に置く。「起承転結」は忘れよう

相手に納得させる説明に「起承転結」はいらない。(多分、普段から考えてはいないでしょうけれど。)

話の冒頭に「つかみ(結論)」を置くことは聞く人の気持ちをぐっと引き寄せることだ。

最初に結論を述べ、自分の説明に、相手を「同期」させよう。



●ビジネストークでは「シンプル&スピーディー」が重要。

序論から始めて論拠を固めながらようやく結論に至るという話し方は、講演や発表会ならまだしも、切実に相手を納得させたい場では、相手が飽きる。

「結論」ありきで説明を始め、その結論を導く論拠をすぐに切り出して、結論を固めていくという話し方がベストである。

ただし、この説明の仕方がどんなときでも有効というわけではない。

突然、意見を求められたり、その結論にもうひとつ自信が持てなかったりする場合だ。

そんなときは、無理に結論を最初に押し出してはいけない。

結論に無理があると、論理に矛盾が生じたり、混乱を招いたりするばかりだ。




■■■■■■■■■ 練習 ■■■■■■■■■

次の質疑応答のうち、「答え」の部分を簡潔に述べなさい(30秒以内で言えるぐらいに)。(製薬協作成「治験119」より)

質問

2008-11 治験審査委員会の非専門委員の範囲(その1)

治験審査委員会の委員構成のうち、非専門委員について質問がございます。

1.介護福祉士、ホームヘルパーは非専門委員と考えてよろしいでしょうか。

2.GCP第28条 (治験審査委員会の構成等) 第1項第3号「委員のうち、医学、歯学、薬学その他の医療又は臨床試験に関する専門的知識を有する者以外のもの・・」とありますが、「その他の医療」とはどのようなものを指すのでしょうか。

具体的にご教示いただけると助かります。

福祉はこれに該当しますでしょうか。



答え

GCP第28条第1項第3号には「委員のうち、医学、歯学、薬学その他の医療又は臨床試験に関する専門的知識を有する者以外の者が加えられていること」と規定され、また、GCP第28条第1項ガイダンス1(2)では「少なくとも委員の1人は、医学・歯学・薬学等の自然科学以外の領域に属していること。」とされています。

これらGCP省令及びガイダンスでは、「その他の医療又は臨床試験に関する専門的知識」又は「自然科学」がどのような分野・領域を指しているのかについて具体的な定義はなされておりません。

しかし、医療機関関係者の職種で例をあげますと、看護師、臨床検査技師、歯科衛生士、理学療法士、放射線技師など、医療技術系職に携わる方々を指しているものと考えられます。

ご質問にあります、介護福祉士、ホームヘルパー等の福祉関係者は、医療というよりもむしろ介護の専門家と考えられますので、非専門家に該当すると思われます。

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明日へ続く


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2013年10月04日

治験の入り口から出口まで「正しいプロセス」を作る

今週は治験の質はプロセスで担保する、をテーマに話をしています。


治験の質の構築は治験が始まる前から始まります。

その治験薬の評価を最も適切に行えるように治験のプロセスを考えます。

それをプロトコルに反映させます。(分かりやすく、明瞭に。誤解を招くような表現を無くして。)

適切なプロセスが想定どおり(プロトコルどおり、GCPどおり)に動くようにプロセス管理をモニターが行います。

どこかでプロセスが破たんしたら(プロトコル違反が発生したら)、その原因、理由を深く追求します。

その原因、理由を排除できるように手段を講じます。

例えばプロトコルの記載方法が手順の違反を発生させるような記載になっていたら、それを是正します。

あるいは、分かりやすくフローチャートを作ったり、補助手段を講じます。

500症例を集める治験であったら、500症例が全て同じプロセスで治験が実施され、同じプロセスでデータを収集します。

データ収集時にも質の管理を行います。

もし、CRFのデザインが悪くて、データが正しく収集できないならば、CRFを改訂します。

治験の入り口から出口まで「正しいプロセス」を作っておきます。

そして、モニターはそのプロセスが想定以内で走っていることを確認します。

その確認方法として、中央モニタリングとかリモートモニタリング、リスクに基づくSDV、サンプリングSDV、Off-site Monitoring(オフサイトモニタリング)など等があるわけです。


100%正しく動いているかどうかを確認しようとするのは現実的ではありませんし、かえって、重要なミスを見逃してしまう可能性が高まります。

焦点を絞って、重要度の高いデータの信頼性確保を最優先します。

そのために、あなたがいるのですから。



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2013年10月03日

プロトコル違反を予測する

今週は治験の質はプロセスで担保する、をテーマに話をしています。



治験の質作りはプロトコルの作成段階から始まります。

誰が読んでもひととおりの読み方しかできないように明確に治験の手順を記述します。

必要とするデータは出来る限り少なくします。

と言うか、不要なデータを無駄に集めるようなプロトコルは作りません。


病気と同じでプロトコル違反は対処療法よりも予防が重要かつ効果的。

日常診療とは違う手順を要求すると、それだけでプロトコル違反になりがちです。

例えば、臨床検査で血清中の「カルシウム」を測定しない、とします。

ところが、病院でルーチンで臨床検査をする時はカルシウムを測定しますよね。

そこで、つい、検査伝票でカルシウムも測定するよう指示が出たりします。

もし、このように「いつもと違う手順」を要求するプロトコルの場合は、必ずそこでプロトコル違反が発生すると想定して、プロトコル違反防止策を考えます。

そこから治験の質の折込が始まります。




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